Când primești un mail, dă te rog Reply to all. Mulțumesc!

Continuare de aici

De multe ori, când alegi să rezolvi ceva prin intermediul calculatorului, apare necesitatea trimiterii unui mail. Așa am avut și eu nevoie, în nenumărate rânduri. De exemplu, atunci când mi-am cumpărat ceva de la vreo agenție turistică din afara orașului în care locuiesc (s-a întâmplat frecvent în ultima vreme) sau pur și simplu când am avut nevoie de informații înainte de a lua o decizie.

Adesea am trimis un mail în numele unui grup de prieteni, toți la fel de interesați ca și mine de răspunsul solicitat, și evident am adăugat adresele lor mailul respectiv. Și nu mică mi-a fost mirarea când mi s-a răspuns doar mie, ceilalți fiind pierduți pe undeva pe drum. Se pare că nu toată lumea știe să folosească această, aparent simplă, tehnică de comunicare. Cel mai bizar lucru mi se pare că oameni care toată ziua se ocupă de trimis mail-uri (răspund la întrebările clienților) nu știu să lucreze cu una dintre cele mai frecvente operații : răspunsul la mail.

• reply => doar către expeditor
• reply to all => către expeditor ȘI către toate adresele de mail puse de expeditor în TO sau în CC

Dacă cel care a expediat primul un mail a considerat că este nevoie să își piardă chiar și 10 secunde pentru a adăuga una sau mai multe persoane în copia mailului, înseamnă că i s-a părut imperios necesar ca acea sau acele persoane să fie la curent cu subiectul respectiv. De aceea, când cineva dă un răspuns expeditorului, mi se pare foarte aiurea să elimine pe toată lumea din mail doar pentru că a dat Reply și nu Reply to all.

Ok, putem înțelege că prima dată a fost neatenție sau o acceptabilă greșeală. Dar dacă firul discuției continuă și omul repune în mail persoanele respective (pentru că, repet, i se pare că trebuie să urmărească subiectul) iar cel care răspunde omite din nou restul destinatarilor, începe să devină problematic. Ori persoanei care răspunde i se fâlfâie pur și simplu de ce persoane ar vrea expeditorul să fie adăugate la firul discuției, ori nu înțelege ideea de a pune și alte persoane în copie și nu știe să folosească Reply to all. Oricum ar fi, e iritant și lipsit de profesionalism. Atunci când toată ziua ești pus în ipostaza de a trimite mailuri mi se pare absurd să nu acorzi atenție la astfel de detalii.

Eu, ca expeditor de mail, odată ce am adăugat pe cineva în TO sau în CC mă aștept ca răspusul să ajungă și la persoanele respective și nu verific întotdeauna că răspunsul care vine este trimis corect. Nu ar trebui să o fac pentru că mi se pare elementar să păstrezi toate persoanele în mail, dar totuși trebuie să îmi fac un obicei din a verifica frecvent din cauza unor astfel de persoane. Din cauza unor astfel de pierderi s-a ajuns adesea la informații netransmise la timp sau deloc către persoane direct interesate de răspunsul respectiv.

În concluzie, atunci când răspundeți la un mail folosiți cu încredere Reply to all. O să vă scutiți pe voi înșivă de multe înjurături atunci când expeditorul se prinde că persoanle atașate de el la mail au dispărut ca prin magie iar el se vede nevoit să le reatașaze sau să le facă un forward. Multă baftă la trimis mailuri!